Natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben (Hinweisgebende), können die Informationen über Verstöße an die zuständigen Meldestellen übersenden. Meldeberechtigt sind damit Beschäftigte der Pro Arbeit, einschließlich Praktikanten und Praktikantinnen und zur Arbeitnehmerüberlassung Beschäftigte und sowie Geschäfts- und Vertragspartner.

Es können auch Personen Verstöße melden, deren Arbeitsverhältnis zwischenzeitlich beendet wurde. Gleiches gilt für Hinweisgebende, die sich in einem Bewerbungsverfahren befinden oder deren Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat und die während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen Informationen über Verstöße erlangt haben.

Die Information über einen Verstoß muss im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit von Hinweisgebenden bekannt werden.

Gemeldet werden können alle Arten von Verstößen gegen geltende Gesetze, Vorschriften, ethische Standards sowie interner Richtlinien, - Abläufe, - Prozesse und – Vorgänge, die das Wohl der Organisation beeinträchtigen könnten.

Wenn Sie also Anhaltspunkte dafür haben, dass Beschäftigte der Pro Arbeit nicht im Interesse der Organisation oder nicht korrekt handeln, sich zum Beispiel bestechen lassen, ihre berufliche Position zum persönlichen Vorteil missbrauchen, vielleicht sogar strafbare Handlungen begehen, melden Sie Ihre Beobachtungen der internen Meldestelle, damit dieses Verhalten schnellstmöglich abgestellt und ggf. sanktioniert werden kann.

Möchten Sie sich allgemeine beschweren und beziehen sich Ihre Informationen nicht auf wesentliche Rechtsverletzungen, können Sie gerne unser Beschwerde- und Ideenmanagement  nutzen. Solche Meldungen sind nicht vom Hinweisgebersystem geschützt.

Ebenfalls nicht geschützt wird die Meldung von Informationen über privates Fehlverhalten, von dem Sie im beruflichen Zusammenhang erfahren haben, wenn kein Bezug zur beruflichen Tätigkeit vorliegt. Das Verfahren wird direkt abgeschlossen, ohne dass weitere Folgemaßnahmen ergriffen werden.

Meldungen können elektronisch, telefonisch oder persönlich bei der internen Meldestelle abgegeben werden. Es besteht auch die Möglichkeit, Verstöße anonym zu melden.

•             Elektronisch über das digitale Hinweisgeberportal  

Der Hinweis kann in Textform über das digitale Hinweisgeberportal abgegeben werden.

Internetadresse: https://proarbeit-kreis-of.hinweisgeberschutzsystem.de/ 

Das System ermöglicht – als einziger interner Meldekanal - das anonyme Melden von Verstößen. Sind Belege über die Verstöße vorhanden, können diese ebenfalls über das digitale Hinweisgeberportal (anonym) hochgeladen werden. Der digitale Meldekanal bietet außerdem die Möglichkeit mit der internen Meldestelle zu kommunizieren ohne dabei die eigene Identität preiszugeben.

•             Telefonisch

Telefonische Meldungen können unter der Durchwahl:

Interne Meldestelle: 06074 – 8058 604 oder 06074 – 8058 195

abgeben werden.

•             Persönlich

Auf Wunsch kann die Entgegennahme einer Meldung im Rahmen eines persönlichen Gespräches als Vorsprache im Büro, außerhalb des Büros oder via Videotelefonat ermöglicht werden. Hierzu ist zuvor telefonisch ein Termin zu vereinbaren damit sowohl die Art als auch der Ort des Kontakts vorab abgestimmt und die Vertraulichkeit während des Gesprächs sichergestellt werden können.

Damit Ihre Meldung angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass Sie Ihre Meldung so konkret wie möglich abgeben. Daher möchten wir Sie bitte, bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen

Wer? Was? Wann? Wie? Wo?

zu berücksichtigen. Zudem ist es wichtig, dass Ihr Hinweis auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden kann. Aus der Erfahrung ist es zudem hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen.

Jede Meldung, die über die Meldekanäle abgegeben wird, ist grundsätzlich nur der internen Meldestelle bekannt. Sie wird von ihr vertraulich und unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzgesetze behandelt.

 Die interne Meldestelle:

1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen.

Mit den Hinweisgebenden wird Kontakt gehalten. Sie werden in angemessener Frist, spätestens jedoch nach drei Monaten, über den Bearbeitungsstatus des Hinweises unterrichtet, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist. Die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, sind dabei stets zu beachten.  Die Kommunikation erfolgt auf vertrauliche und angemessene Weise.

Ergibt sich aus einer Erstprüfung ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Regelverstoß, werden Folgemaßnahmen eingeleitet. Diese werden von der internen Meldestelle nach pflichtgemäßem Ermessen und unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots ergreifen.

Als Folgemaßnahmen kommen insbesondere in Betracht:

1. interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
2. die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
3. das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
4. das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an
   1. eine für interne Ermittlungen zuständige Organisationseinheit oder
   2. eine zuständige Behörde.

Herzstück unseres Hinweisgebersystem ist Ihr Schutz als hinweisgebende Person.

Nur die interne Meldestelle und dessen Vertretung haben Zugriff auf die eingegangene Meldung. Es wird sichergestellt, dass gemeldeten Informationen nicht unbefugt weitergegeben oder offengelegt werden.

Die Weitergabe der Informationen durch die Interne Meldestelle erfolgt nur an diejenigen Stellen, die direkt an der Untersuchung oder Bearbeitung des Hinweises beteiligt sind und nur in dem Umfang, wie es zur Klärung des Sachverhaltes notwendig ist.

Ist für die Untersuchung die Weitergabe Ihrer Identität oder Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, erforderlich, erfolgt eine Weitergabe nur wenn und soweit Sie zuvor die Freigabe durch Einwilligungserklärung der interne Meldestelle gegenüber erfolgt ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden entsprechend der in Artikel 5 EU-Datenschutz-Grundverordnung normierten Grundsätze verarbeitet und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht geschützt.

Darüber hinaus dürfen Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, in folgenden Fällen an die zuständige Stelle weitergegeben werden:

• im Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde
• aufgrund Anordnung in nachfolgenden Verwaltungsverfahren, insb. Bußgeldverfahren
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung

Die Meldestelle hat die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt haben, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch darzulegen.

In der Regel nicht, da das Hinweisgeberschutzgesetz auf den Schutz der beteiligen Personen, insbesondere auch die der Hinweisgebenden ausgerichtet ist und diese gerade vor möglichen Nachteilen, beispielsweise durch die Offenlegung ihrer Identität, bewahrt werden sollen. Aus diesem Grund sind die Informationspflichten und Auskunftsrechte gegenüber Betroffenen dahingehend eingeschränkt. 

Die Schutzwürdigkeit von Hinweisgebenden entfällt aber, wenn die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

In den meisten Fällen kann davon ausgegangen werden, dass Informations- und Auskunftspflichten Betroffener hinsichtlich der Identität der Hinweisgebenden nicht bestehen, da eine Offenlegung der Identität den Schutzpflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes entgegenstehen würde. 

Allerdings kann es in bestimmten Konstellationen auch vorkommen, dass das Interesse des Betroffenen an Information und Auskunft, dem des Hinweisgebenden auf Wahrung der Anonymität, überwiegt.

Dies ist in jedem Fall mit einer Interessensabwägung zu begründen und zu dokumentieren.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Identität der hinweisgebenden Personen gegenüber den Betroffenen grundsätzlich nicht herausgegeben wird, es aber Fälle geben könnte, bei denen wir unter Umständen dazu gezwungen sein könnten, die Identität doch preiszugeben.

Sollten Sie also sicher verhindern wollen, dass Ihre Identität gegenüber den von Ihrem Hinweis betroffenen Personen aufgedeckt wird, sollten Sie die Möglichkeit der anonymen Meldung nutzen.

Dies stellt allerdings keinen Freibrief dafür dar, das Hinweisgeberportal rechtsmissbräuchlich zu nutzen. Siehe hierzu auch die Frage "Was passiert im Fall einer missbräuchlichen Nutzung des Hinweisgebersystems?".

Jede Person, die das Hinweisgeberportal nutzt, ist zum verantwortungsvollen Umgang mit der durch dieses System gebotenen Möglichkeit zur anonymen Meldung von Straftaten und Regelverstößen aufgefordert.

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung glauben oder annehmen müssen, dass der Inhalt Ihrer Meldung wahr ist. Außerdem dürfen nur Hinweise ohne missbräuchliche Absicht abgeben werden. Wenn Sie Ihre Meldung gewissenhaft und nicht rechtsmissbräuchlich abgeben haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten, auch wenn sich im Rahmen der Untersuchung herausstellt, dass kein Verstoß vorliegt.

Bitte überprüfen Sie Ihre Meldung. Wer über das Hinweisgebersystem missbräuchlich oder böswillig unrichtige Informationen meldet, muss – auch im Fall einer anonymen Meldung – mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Eine irrtümliche Meldung, die grob fahrlässig oder vorsätzlich getätigt worden ist, kann den Schutz der hinweisgebenden Person gefährden. Hinweisgebende können außerdem zum Ersatz des Schadens verpflichtet werden, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.